Forderungsausfälle schwächen die Liquidität eines Unternehmens und können zu eigenen Zahlungsschwierigkeiten des Verkäufers führen. Ein effektives Forderungsmanagement erkennt rechtzeitig die Risiken und beugt Zahlungsausfällen vor. Darum sollte jeder Betrieb ausreichend Zeit für die Debitorenbuchhaltung einplanen. Kleinunternehmer oder Existenzgründer können diese Aufgabe an den Steuerberater oder an einen externen Anbieter auslagern. Bei der Finanzierungsform Full Service Factoring gehört das Debitorenmanagement zu den Dienstleistungen, die der Factor übernimmt.
Inhaltsverzeichnis
6 Tipps zur Vermeidung von Forderungsausfällen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie ein Unternehmen Zahlungsausfälle vermeiden kann. Die Maßnahmen beginnen bei Informationen über die Käufer und gehen weiter über die optimale Vertragsgestaltung bis hin zu Inkassomaßnahmen. Nachfolgend sechs Tipps zur Vermeidung von Forderungsausfällen:
Bonitätsprüfung der Debitoren
Wie zahlungsfähig ist der Kunde? Kann ich einem Neukunden vertrauen, wenn er nach einem Zahlungsziel fragt?
Diese Fragen beantwortet die Bonitätsprüfung der Debitoren. Informationen über die Zahlungsfähigkeit ihrer Kunden erhalten Unternehmen aus diesen Quellen:
- Daten aus der eigenen Buchhaltung bei Bestandskunden
- Eintragungen im Handelsregister oder Unternehmensregister
- Firmenauskunft der Industrie- und Handelskammer (IHK)
- Wirtschaftsauskunfteien wie Schufa, CRIF Bürgel oder Creditreform
- Schuldnerverzeichnis
Einige der Auskünfte sind gebührenpflichtig oder werden nur bei Nachweis des berechtigten Interesses erteilt. Die Anfragen sollten mindestens einmal im Jahr erneuert werden, weil sich die wirtschaftlichen Verhältnisse der Debitoren ändern können.
Das passende Zahlungsziel wählen
Im Kaufvertrag können Sie eines dieser Zahlungsziele vereinbaren:
- Vorkasse oder Anzahlung
- Barzahlung bei Lieferung
- Rechnung mit Skontoabzug bei Überweisung innerhalb einer kurzen Frist
- Rechnung mit Zahlungsziel von 30 – 90 Tagen bei bonitätsstarken Kunden
Bei der Wahl des Zahlungsziels kommt es auf das Vertrauensverhältnis zum Käufer und auf das Auftragsvolumen an. Wenn Sie einem Kunden einen Lieferantenkredit gewähren, sollten Sie die Kosten im Preis berücksichtigen.
Zahlungseingänge überprüfen
Um schnell das Geld aus den Verkäufen zu erhalten, sollten Sie die Rechnung zügig ausstellen und dem Käufer zusenden. Nach Versand der Rechnung müssen Sie die Zahlungseingänge regelmäßig überwachen. Diese Aufgabe übernimmt die Debitorenbuchhaltung in Ihrem Unternehmen. Planen Sie auch Verzögerungen beim Zahlungseingang ein und sorgen Sie für ausreichende Liquidität zum Bezahlen der eigenen Rechnungen.
Die liquiden Mittel können aus Guthaben auf dem Geschäftskonto, einem Kontokorrentkredit oder einem Bankdarlehen bestehen.
Für die Kredite müssen Sie Zinsen zahlen (Minuszinsen sind beim Kredit nicht immer von Vorteil), die Ihren Gewinn schmälern. Sorgen Sie daher für rechtzeitige Mahnungen, falls Ihre Kunden die Rechnungen nicht pünktlich bezahlen.
Mahnwesen und Inkasso durchführen
Damit die eigene Liquidität gewährleistet ist, sollten Sie Kunden mit Zahlungsverzug umgehend anmahnen. Das setzt die regelmäßige Überprüfung der Zahlungstermine voraus. Planen Sie die Zeit für die Überprüfung von Kasse und Geschäftskonto ein, um fehlende Zahlungen sofort zu entdecken. Bei vielen Kunden reicht eine freundliche Erinnerung per Telefon oder kurzem Anschreiben aus.
Erfolgt nach der ersten Zahlungserinnerung keine Überweisung, sollten Sie weitere Mahnschreiben mit kurzfristigen Zahlungsfristen verschicken. Reagiert der Kunde immer noch nicht, muss das gerichtliche Mahnverfahren mit Mahnbescheid, Vollstreckungsbescheid und Beauftragung eines Gerichtsvollziehers folgen. Diese Aufgaben können Sie selbst übernehmen oder an ein Inkassounternehmen outsourcen. Beim Full Service Factoring übernimmt der Factor diese Tätigkeiten für Sie.
Versicherung gegen Forderungsausfall abschließen
Bei einem großen Auftragsvolumen können Sie eine Warenkreditversicherung als Forderungsausfallversicherung abschließen. Falls Ihr Kunde nicht zahlt, ersetzt die Versicherung den Vermögensschaden. Sie müssen jedoch eine Selbstbeteiligung tragen. Außerdem verringern Versicherungsprämie und Prüfgebühren Ihren Gewinn.
Offene Forderungen verkaufen
Wenn Sie das Geld aus einem Verkauf sofort benötigen, können Sie die offenen Rechnungen im Rahmen von Factoring an einen Factor verkaufen. Sie erhalten sofort den Rechnungsbetrag abzüglich eines Sicherungseinbehalts von circa 20 %. Der Einbehalt wird Ihnen bei Erreichen des Zahlungsziels ausgezahlt.
Beim Full Service Factoring trägt das Factoringunternehmen außerdem das Ausfallrisiko und übernimmt das Debitorenmanagement.
Dadurch vermeidet der Verkäufer Forderungsausfälle und entlastet seine Buchhaltung. Für die Dienstleistungen des Factors wird eine Gebühr fällig, die in die Angebotspreise einkalkuliert werden kann.
Liquidität sichern durch Vermeidung von Forderungsausfällen
Unsere Tipps zeigen, dass sich Unternehmen jeder Größe vor Forderungsausfällen schützen können. Dazu müssen die Verkäufer die Zahlungsfähigkeit ihrer Kunden regelmäßig überprüfen.
Bei einer schlechten Bonität sollte kein Zahlungsziel eingeräumt werden. Falls der Kunde darauf besteht, kann der Verkäufer eine Forderungsausfallversicherung abschließen oder die offene Forderung an einen Factoringanbieter verkaufen. Diese Maßnahmen sichern die eigene Liquidität und sorgen dafür, dass ein Unternehmen zu jeder Zeit zahlungsfähig bleibt.
