Wird von einem Unternehmen eine Leistung erbracht, muss eine Rechnung dafür gestellt werden. Um jeder Leistung die korrekte Zahlung zuordnen zu können, wird eine Rechnungsnummer benötigt. Jede darf hier nur einmal vergeben werden.
Aber was passiert, wenn eine Nummer versehentlich doppelt vergeben wird und der Fehler erst auffällt, wenn die Rechnungen verschickt sind?
Inhaltsverzeichnis
Vorgaben einer Rechnungsnummer
Bei der Vergabe von Rechnungsnummern gibt es bestimmte Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Dazu gehört, dass jede Nummer nur einmal vergeben werden darf (Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro netto).
Aus wie vielen Ziffern und/oder Buchstaben sich die Rechnungsnummer zusammensetzt, ist egal.
Wichtig ist nur: die Nummern müssen fortlaufend sein. Damit auch Außenstehende, wie Rechnungsprüfer und das Finanzamt, das System verstehen, sollte es einer nachvollziehbaren Logik folgen. Je einfacher, desto besser. Das aktuelle Geschäftsjahr und eine fortlaufende Nummerierung sind der Klassiker. Eine Rechnungsnummer könnte entsprechend so aussehen: RE-2023/001.
Bei einer korrekten Rechnung muss aber nicht nur auf die richtige Nummer geachtet werden. Auch die Kontaktdaten des Leistungsbringers und -empfängers, die Steuernummer sowie der Rechnungsbetrag sind Pflicht. Die rechtlichen Vorgaben, wie eine Rechnung auszusehen hat, stehen im Umsatzsteuergesetz.
Ausnahmen von der Regel
Wie üblich gibt es Ausnahmen, in denen keine Rechnungsnummer erstellt werden muss. Handelt es sich bei den erbrachten Leistungen um Dauerleistungen, muss nicht jedes Mal eine neue Rechnungsnummer angegeben werden. Stattdessen wird hier auf andere Identifikationsmerkmale zurückgegriffen wie Kundennummern oder Vertragsnummern.
Auch bei Fahrausweisen wird auf die Rechnungsnummer verzichtet, da diese, unabhängig vom Betrag, wie Kleinbetragsrechnungen behandelt werden. Bei Gutschriften wird ebenfalls keine Rechnungsnummer benötigt.
Wird bei Selbstständigen der Gewinn per Einnahmen-Überschussrechnung ermittelt, ist es sogar nicht notwendig, fortlaufende Rechnungsnummern zu vergeben. Das hat das Finanzgericht Köln in einem Urteil von 2017 entschieden. Der Kläger entschied sich in genanntem Fall bei seinen Rechnungen für Buchungsnummern, bestehend aus einer Kombination aus Veranstaltungsnummer, Geburtsdatum des Kunden und Rechnungsdatum.
Jede Nummer nur einmal, bitte!
Im Falle einer Steuerprüfung muss jede Rechnung eindeutig identifiziert und zugeordnet werden können. Anhand der Rechnungsnummern kann das Finanzamt einen Überblick darüber erhalten wie viele Rechnungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgestellt wurden.
Hierbei gilt es zu beachten, dass keine Rechnungsnummer doppelt vergeben wird. Denn in einem solchen Fall erfüllen beide Rechnungen nicht die Anforderungen, welche gesetzlich für eine Rechnungsstellung relevant sind.
Die Schlussfolgerung aus dem Sachverhalt kann ansonsten sein, dass das Finanzamt beide Rechnungen und die Buchungen nicht anerkennt.
Ganz davon abgesehen ist es auch für die eigene Buchhaltung wichtig, jede Nummer nur einmal zu vergeben, damit es übersichtlich bleibt.
Was hingegen kein Problem ist: eine fehlende Rechnungsnummer. Zwischen zwei Nummern darf es zu einer Lücke kommen, solange die ausgelassene Nummer nicht an einer anderen Stelle plötzlich wieder auftaucht. Wurde versehentlich eine Nummer übersprungen, wird diese Nummer nicht mehr vergeben, sondern die Rechnungsnummern fortlaufend weitergeführt.
Wie kann es zu einer doppelten Vergabe der Rechnungsnummer kommen?
Die häufigste Ursache für die doppelte Vergabe ist wohl ein klassischer Copy&Paste Fehler. Entweder, weil mehrere Rechnungen innerhalb kurzer Zeit hintereinander erstellt wurden, oder weil ein altes Textdokument für eine neue Rechnungsstellung als Vorlage herhalten musste und dabei vergessen wurde, die Rechnungsnummer anzupassen.
Gerade, wenn man erst den Weg in die Selbstständigkeit gewählt hat und Rechnungserstellung und Buchhaltung neu sind, können solche Fehler vorkommen.
Im Fall einer Betriebsprüfung kann das Konsequenzen nach sich ziehen: das Finanzamt wird misstrauisch und könnte an eine Steuerhinterziehung glauben. Das bedeutet wiederum, dass die gesamte Buchhaltung angezweifelt werden könnte und die Gewinne höher angesetzt werden, als sie tatsächlich waren. Daraus resultiert, dass höhere Steuern gezahlt werden müssen.
Fehler bemerkt: was nun?
Wenn die doppelte Vergabe bemerkt wurde, sollten der Empfänger der falschen Rechnungsnummer sofort informiert und die Rechnung korrigiert werden. Dazu wird die fehlerhafte Rechnung in der eigenen Buchhaltung storniert und der Empfänger erhält eine Stornorechnung, auf welcher der Betrag negativ ausgewiesen wird. Diese sorgt dafür, dass alles auf Null gesetzt wird und der Vorgang neu eingebucht und abgerechnet werden kann.
Aber Achtung: auch eine Storno-Rechnung benötigt eine korrekte Rechnungsnummer!
Mit der Stornorechnung wird am besten auch direkt die neue Rechnung samt korrekter Rechnungsnummer verschickt. Geld zurücküberweisen oder neu anweisen ist nicht nötig, da sich am Rechnungsbetrag in der Regel nichts ändert.
Andere Rechnungen in der Zwischenzeit?
Wenn in der Zwischenzeit bereits andere Rechnungen geschrieben wurden, ist das kein Problem. Die neue Rechnungsnummer kann einfach die nächste freie Nummer im fortlaufenden System sein.
Dass die zeitliche Reihenfolge der erbrachten Leistungen damit durcheinandergerät, ist dem Finanzamt erst einmal egal. Sollte es seitens der Behörde doch noch Nachfragen geben, ist mit der Stornorechnung und der neu gestellten Rechnung alles belegbar.
Für die Zukunft: Wie sind solche Fehler vermeidbar?
Die doppelte Vergabe einer Rechnungsnummer ist nur dann möglich, wenn die Nummern manuell vergeben und eingetragen werden. Entweder schleicht sich der Fehler, wie bereits erwähnt, beim Copy&Paste in eine bereits vorhandene Rechnung ein, die Rechnungsvorlage wurde nicht aktualisiert oder ein fehlender Eintrag bei einer bereits vergebenen Rechnungsnummer sorgt dafür, dass sie noch einmal vergeben wird.
Eine Rechnungssoftware automatisiert den Prozess und ist die All-in-one-Lösung für Rechnungsstellung und Buchhaltung.
Neben der Möglichkeit, die Rechnung mit dem Logo individuell zu personalisieren, werden die Kundendaten automatisch eingetragen. Mit einer mobilen App ist es je nach Anbieter auch möglich, die Rechnungen jederzeit von überall aus zu erstellen und an die Kunden zu versenden.
