Wird der Berufsalltag in einer Arztpraxis von Hektik und Stress dominiert, ist in jedem zweiten Fall eine Fehlorganisation dafür verantwortlich. Deshalb sollten sich niedergelassene Ärzte vor Augen führen, dass ihre berufliche Verantwortung weit über die Versorgung von Patienten hinausgeht. Inhaber einer Praxis agieren nicht nur als Ärzte. Zugleich müssen sich die Mediziner als Praxismanager und Arbeitgeber beweisen.
Doch in der Praxis bleibt für diese nicht-medizinischen Tätigkeiten oftmals nur wenig Zeit. Aus dem Grund sind nachfolgende Tipps dabei behilflich, Praxismanagement so effektiv wie möglich zu gestalten.
Inhaltsverzeichnis
Erster Tipp: Aufgaben an externe Dienstleister delegieren
Vielen Ärzten fällt es schwer, ihre Arbeiten an eine helfende Hand abzugeben. Deshalb erledigen sie zumeist sogar unliebsame Aufgaben in Eigenregie.
In der Praxis stellt sich oft heraus, dass Studienfächer rund um Themen wie Betriebswirtschaftslehre oder Steuerrecht während der Ausbildung zu kurz gekommen sind.
Ein interessantes Kursprogramm zum Thema Praxismanagement könnte weiter helfen. Eine weitere Alternative ist, die Aufgaben in die Hände externer Dienstleister zu legen und somit kosteneffizienter agieren zu können.
Zweiter Tipp: Vom Potential eigener Mitarbeiter profitieren
Bieten Mediziner entsprechende Weiterbildungen an, können sich medizinische Fachangestellte in einer Arztpraxis ebenfalls fortbilden. Heutzutage gibt es schließlich zahlreiche Angebote, die einen Mehrwert für das gesamte Praxisteam bieten.
So ist es nicht ausgeschlossen, dass Versorgungsassistenten Hausbesuche anbieten und sich auf Wundmanagement fokussieren. Die Organisation der Praxis könnte durch Praxismanager gewährleistet werden.
Dritter Tipp: Von vorhandenen Dienstleistungsangeboten profitieren
Zahlreiche Agenturen haben es sich zur Aufgabe gemacht, Arztpraxen bei der Bewältigung organisatorischer Abläufe zu unterstützen.
Zudem gibt es einige kassenärztliche Vereinigungen, die ihre Hilfe anbieten.
Ein Beispiel ist die kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg, die Kurse wie Praxiscoaching oder Beratung zum Qualitätsmanagement offeriert.
Vierter Tipp: Genügend Zeit für unangenehme Aufgaben
Ab Dokumentation, Abrechnung oder Qualitätsmanagement: Der Verwaltungsaufwand einer Arztpraxis ist hoch. Deshalb sind Betreiber der Praxen gut beraten, von Anfang an genügend Zeit für solche Tätigkeiten einzuplanen.
Die Arbeit ist schnell erledigt, wenn für deren Bewältigung ein fester Zeitpunkt vorgesehen ist. Stattdessen bereitet es nur unnötig viel Stress, wenn diese Tätigkeiten stets nachgearbeitet werden müssen.
Fünfter Tipp: Digitale Vorteile nutzen
Ohne moderne Technik ist der heutige Praxisalltag nicht vorstellbar. Diese Technik ist erforderlich, um die eigene Arbeit so effizient wie möglich zu gestalten.
Digitale Patientenakten oder Rezeptbestellungen über das Internet sind nur einige von vielen Optionen, die heutzutage zur Verfügung stehen.
Dennoch ist es wichtig, im Umgang mit der Digitalisierung ebenfalls Sicherheitsaspekte zu berücksichtigen.
Sechster Tipp: Aus Fehlern lernen
Fehler passieren. Das ist klar. Doch insbesondere bei der Betreuung von Patienten können Fehler verheerend sein. Umso wichtiger ist es, ein Arbeitsumfeld zu erschaffen, in dem alle Mitarbeiter offen über ihre Fehler sprechen können.
Jeder Fehler schließt zugleich die Chance ein, auch etwas daraus zu lernen. Deshalb sollte nicht die Schuldfrage im Fokus stehen. Vielmehr sollten alle Beteiligten klären, wie es überhaupt zu dem Fehler kommen konnte.
Siebter Tipp: Respektvoller Umgang mit den Mitarbeitern
Damit eine Arztpraxis so effizient wie möglich funktioniert, sind gute Mitarbeiter unverzichtbar. Wer kompetente Mitarbeiter gefunden hat, sollte seinen Angestellten auch die nötige Wertschätzung entgegenbringen.
Um die eigenen Mitarbeiter immer wieder zu motivieren, ist es hilfreich, stets respektvoll miteinander umzugehen und gelegentlich ein Lob auszusprechen.
Mindestens einmal pro Jahr ist ein Vier-Augen-Gespräch sinnvoll, um entsprechende Zielvereinbarungen zu treffen und über Maßnahmen zum Erreichen von Zielen zu reden. Hierfür kommen eventuell Fortbildungen in Betracht.
Achter Tipp: Auf Innovationen setzen
Auch wenn Praxisabläufe bereits optimiert zu sein scheinen, sollten sich alle Beteiligten auch vom Gegenteil überzeugen lassen.
Es spricht nichts dagegen, auch Neuerungen auszuprobieren. Immer wieder werden Optionen für modernes Qualitätsmanagement vorgestellt, dank denen die Praxisorganisation noch einmal verbessert werden kann.
Neunter Tipp: Kommunikation ist das A und O
Kommunikation ist wichtig. Deshalb sollten es Betreiber einer Praxis nicht versäumen, mit Patienten und Mitarbeitern über Änderungen gewohnter Abläufe zu sprechen und alle wichtigen Neuigkeiten zu verkünden.
Schließt eine Praxis aufgrund eines Urlaubs oder einer Fortbildung, sollten Mitarbeiter ihre Patienten frühzeitig darüber informieren.
Somit haben Patienten die Gelegenheit, sich zeitig genug um Rezeptwünsche oder neue Termine zu kümmern. Damit alle Mitarbeiter stets über den neuesten Stand informiert sind, sind regelmäßige Besprechungen ein wichtiger Teil des Praxisalltags.
Zehnter Tipp: Optionen für Patienten-Feedback
Äußern Patienten Kritik, ist es wichtig, die Bemerkungen auch tatsächlich ernst zu nehmen. Zugleich sollten Praxisinhaber die Anmerkungen bei der zukünftigen Organisation ihrer Praxis berücksichtigen. Patienten sollten darüber hinaus die Möglichkeit erhalten, Kritik zu äußern. Hierfür sind Evaluationsbögen besonders gut geeignet.
Können Patienten ihre Kritik nicht wie erhofft vorbringen, besteht das Risiko, dass sie ihre Kritik auf andere Weise in der Öffentlichkeit verbreiten. Keinem Praxisinhaber ist dabei geholfen, wenn die eigene Praxis über das Internet verunglimpft wird. Deshalb sollten Mediziner eine Atmosphäre erschaffen, in der es selbstverständlich ist, Kritik äußern zu dürfen. Eine hilfreiche Methode sind Patientenfragebögen.
