Wer an das Tagesgeschäft eines Unternehmens denkt, geht häufig davon aus, dass sämtliche Arbeitsprozesse intern geregelt sind. Dabei erledigen mittlerweile zahlreiche Unternehmen gar nicht mehr alles selbst. Stattdessen greifen sie auf die Zuarbeit externer Dienstleister zurück. Das ist teilweise günstiger und auch klüger. Diese Vorgehensweise wird als Outsourcing bezeichnet und kommt Konzernen, Selbständigen aber auch Kleinbetrieben zugute.
So werden zum Beispiel IT-Aufgaben oder Produktionsbereiche, die Buchhaltung oder die Personalgewinnung ausgelagert und von speziell geschulten Menschen mit fachmännischer Expertise erledigt.
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Outsourcing – Was bedeutet das?
Das Wort „Outsourcing“ ist zusammengesetzt aus den Komponenten „Out(side)“ für „außen“ und „(re)source“ für „Quelle“ sowie „Using“ für „nutzen“. Im Wesentlichen bedeutet es also, dass ein Dienstleister von außen genutzt wird, der mit einer Fachkenntnis und somit mit einer Wissensquelle punkten kann, die im eigenen Unternehmen nicht vorhanden ist und eine Anschaffung zu teuer wäre.
Für das Outsourcing eignen sich besonders die Bereiche des Kundenservices, der Buchhaltung, der IT sowie des Marketings.
Wer zum Beispiel einen Online-Shop eröffnen möchte und über die notwendigen Skills im Webdesign verfügt, sich jedoch in keinem Maße mit der Kundenbetreuung und dem Controlling auskennt, der könnte diese Bereiche outsourcen, die nicht in seinem Wissensbereich fallen. So kann er sich selbst auf die Idee, die Planung und Gestaltung des Shops konzentrieren, während die Prozesse im Hintergrund von Externen übernommen werden.
Darum ist Outsourcing empfehlenswert
Auf den ersten Blick mag es nach viel Aufwand aussehen, einen geeigneten Dienstleister zu finden, die passenden Konditionen auszuhandeln, vertraglich festzulegen und regelmäßige Qualitätskontrollen durchzuführen. Doch in der Summe wäre es noch aufwendiger und teuer, sich die fehlenden Kompetenzen selbst anzueignen oder das entsprechende Personal einzustellen.
Besonders für Unternehmen, die noch am Anfang ihrer Karriere stehen, ist das Outsourcing eine große Stütze für die Entwicklung des Wachstums.
Was also für Outsourcing spricht
Outsourcing ist vergleichsweise die günstigere Option. Vor allem im Bereich der Produktion können Unternehmen durch die Auslagerung eine geschätzte Ersparnis von durchschnittlich 20 Prozent erwarten.
Viele Aufgaben werden auch nicht tagtäglich benötigt und müssen nur hin und wieder bearbeitet werden, da ist es auf Dauer günstiger, gelegentlich einen externen Dienstleister zu bezahlen als einen festen Mitarbeiter einzustellen.
Außerdem spart es Zeit. Dies gilt vor allem für kleine Betriebe oder Selbständige. Denn wie bereits erwähnt würde das Erlernen der benötigten Kompetenz viel Aufwand und Zeit erfordern. Durch das Outsourcing kann diese wertvolle Zeit in andere Bereiche, zum Beispiel den Kern des Unternehmens investiert werden. Gleichzeitig ist durch das Outsourcing eine konstant hohe Qualität gesichert, da die Auslagerung in der Regel an Spezialisten erfolgt. Da Unternehmer sodann mehr Zeit für das Kerngeschäft haben, verbessert sich auch in diesem Bereich die Effektivität und Qualität.
Jede Sonnenseite hat ihre Schatten
Natürlich ist nicht alles Gold, was glänzt und so hat auch das Outsourcing seine diversen Nachteile, die man zumindest einmal gedanklich betrachten sollte. Nur so kann eine verantwortungsbewusste Abwägung darüber erfolgen, ob die Auslagerung für das eigene Unternehmen sinnvoll ist.
Wer gewisse Aufgaben an externe Dienstleister abgibt, macht sich immer ein Stück weit abhängig. Zwar kann in den meisten Fällen mit überzeugender Qualität gerechnet werden, doch auch ein externer Betrieb kann einmal in Schieflage geraten und den Unternehmensfluss somit negativ beeinflussen und abschwächen- Mit der Abhängigkeit einhergehend ist auch die vertragliche Bindung ein kleines Risiko. Auslagerungen werden in der Regel für einen längeren Zeitraum vereinbart, damit externe Anbieter zum einen für sich selbst besser kalkulieren können, zum anderen auch aber der Konkurrenz die Kundschaft blockieren.
Fraglich ist auch der Datenschutz. Beim Outsourcing müssen interne Informationen zwangsläufig ausgetauscht werden. Sind diese unter keinen Umständen für die Öffentlichkeit gedacht, läuft man schnell Gefahr, dass eine Datenschutzpanne weitreichende Folgen haben könnte.
Mitunter könnte auch das Betriebsklima darunter leiden, wenn ein bisher vom internen Personal übernommener Bereich plötzlich ausgelagert wird.
Die Mitarbeiter könnten sich dadurch hintergangen und nicht wertgeschätzt fühlen. Umso wichtiger ist es dann, die Beweggründe offen und ehrlich zu kommunizieren.
Was die Kommunikation betrifft, ist diese durch das Outsourcing ohnehin wichtiger denn je, denn Wünsche und Verbesserungsvorschläge müssen rechtzeitig besprochen werden, gleiches gilt für aufkeimende Probleme. Da die Kommunikationswege mit externen Anbietern erfahrungsgemäß aufwendig und länger sind benötigt es eine einwandfreie Kommunikation mit klaren Absprachen und einem regelmäßigen Austausch.
Vorsicht, Fehlerfalle!
So einfach das Outsourcing klingen mag, umso fehleranfälliger ist der Vorgang. Oftmals sind es Missgeschicke, die hätten vermieden werden können. So zum Beispiel die falsche Auswahl eines Angebots. Für das Auslagern von Prozessen bieten sich zahlreiche Dienstleister an, darunter neben großen Agenturen auch Selbständige und Freiberufler. Grundsätzlich ist es egal, welcher Dienstleistungstypus den Zuschlag erhält, wichtig ist aber, dass die zwischenmenschliche Zusammenarbeit passt und die gleichen Ziele verfolgt und Werte gelebt werden.
Außerdem macht es keinen Sinn, einfach irgendwas auszulagern, nur damit wieder mehr Luft im Unternehmen herrscht. Willkür hat beim Outsourcing nichts zu suchen. Stattdessen ist eine gründliche Analyse, die Einbeziehung von Kosten und Auswirkungen und das Abwägen der jeweiligen Vor- und Nachteile durchzuführen. Auch unklare Absprachen intern sowie extern zählen zu den typischen Fehlern beim Outsourcing. Kriterien für die Zusammenarbeit müssen eindeutig festgelegt sein. Probleme müssen direkt beim Aufkommen an der Wurzel gepackt werden. Offene Fragen und Interpretationsspielräume sind beim Outsourcing fehlplatziert.
