Das virtuelle Gemeinschaftsbüro: Die Zukunft ist längst angekommen

Die technischen Grundlagen waren schon vorher da, die Coronapandemie mit ihren Lockdowns hat in der Arbeitswelt allerdings vieles grundlegend durcheinandergewirbelt. In der Industrie und im niedergelassenen Handel werden die Arbeitskräfte natürlich weiterhin vor Ort gebraucht, viele Büros hingegen sind ganz oder teilweise ins Internet umgezogen. In Usingen am Schreibtisch sitzen, um gleichzeitig mit dem Kollegen aus Riedenburg im Altmühltal und der Kundin aus Kappeln an der Schlei an einem gemeinsamen Projekt zu arbeiten?
Vor ein paar Jahren klang das noch nach Science-Fiction, heute ist es für viele tausend Menschen tagtäglich die gelebte Arbeitsrealität.

Es gibt zahlreiche Aspekte, die das virtuelle Gemeinschaftsbüro attraktiv machen

• Vielfältige Tools und Ressourcen: Virtuelle Gemeinschaftsbüros bieten oft eine Palette von Tools und Ressourcen an, die die Zusammenarbeit erleichtern, darunter Projektmanagement-Software, Videokonferenz-Tools, Chatsysteme und Dateifreigabe-Plattformen. Ob man eine Tabelle online erstellen, einen Kalender verwalten oder Dokumente untereinander tauschen möchte, die Technik dafür steht längst zur Verfügung und arbeitet meistens sehr reibungslos.
• Standortunabhängigkeit: Mit einem virtuellen Gemeinschaftsbüro können Fachleute aus der ganzen Welt zusammenarbeiten, ohne an einen physischen Standort gebunden zu sein. Dies ermöglicht eine globale Vernetzung und den Zugang zu verschiedenen Talenten und Perspektiven.
• Flexibilität: Die Teilnehmer können je nach Bedarf und Zeitzone arbeiten, was die Flexibilität erhöht. Das ist besonders für Remote-Arbeiter oder Freiberufler von Vorteil.
• Kosteneffizienz: Die Nutzung eines virtuellen Gemeinschaftsbüros kann kostengünstiger sein als die Einrichtung und Wartung eines physischen Büros. Es fallen keine Mietkosten oder Ausgaben für Einrichtung und Wartung an.
• Networking und Zusammenarbeit: Die Plattformen fördern die Interaktion und Zusammenarbeit zwischen Fachleuten aus verschiedenen Branchen und Hintergründen. Das erleichtert das Networking, den Wissensaustausch und mögliche Kooperationen.
• Skill-Sharing und Lernen: Virtuelle Gemeinschaftsbüros können auch als Plattformen dienen, um Wissen und Fähigkeiten zu teilen. Experten können Workshops, Schulungen oder Vorträge halten, um anderen Mitgliedern zu helfen, sich weiterzuentwickeln.

Diese Tools eignen sich als Plattform für das virtuelle Gemeinschaftsbüro

Es gibt viele Tools und Plattformen, die sich hervorragend für die Einrichtung und Verwaltung eines virtuellen Gemeinschaftsbüros eignen. Hier sind einige beliebte Optionen:

• Slack: Slack ist eine Messaging-Plattform, die sich ideal für die Kommunikation und Zusammenarbeit in virtuellen Gemeinschaften eignet. Es ermöglicht das Erstellen von verschiedenen Channels für verschiedene Themen, den direkten Nachrichtenaustausch, Dateifreigabe und Integrationen mit anderen Tools.
• Microsoft Teams: Teil der Microsoft 365 Suite, bietet Teams Funktionen für Chat, Videokonferenzen, Dateifreigabe, gemeinsame Dokumentenbearbeitung und vieles mehr. Es ist besonders nützlich für Unternehmen, die bereits andere Microsoft-Tools verwenden.
• Zoom: Zoom ist ein beliebtes Tool für Videokonferenzen, Webinare und Online-Meetings. Es eignet sich gut für virtuelle Treffen, Workshops und Präsentationen.
• Google Workspace (ehemals G Suite): Google Workspace bietet Tools wie Google Drive, Google Docs, Google Sheets und Google Meet. Diese Tools ermöglichen die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Videokonferenzen und effiziente Zusammenarbeit.
• Trello: Trello ist eine Projektmanagement-Plattform, die visuelle Boards und Karten verwendet, um Aufgaben und Projekte zu organisieren. Es eignet sich gut für die Koordination von Aktivitäten in virtuellen Teams.
• Asana: Asana ist eine umfassende Projektmanagement- und Aufgabenverwaltungsplattform, die Teams bei der Verfolgung von Aufgaben, Zeitplänen und Fortschritten unterstützt.
• Notion: Notion ist eine All-in-one-Plattform für Notizen, Dokumente, Aufgabenlisten und Zusammenarbeit. Sie eignet sich gut für die Erstellung von gemeinsamen Wissensdatenbanken und Organisationsstrukturen.
• Discord: Obwohl ursprünglich für Gamer entwickelt, wird Discord immer beliebter für Online-Communitys und virtuelle Büros. Es bietet Text- und Sprachkommunikation sowie die Möglichkeit, verschiedene Räume für unterschiedliche Diskussionsthemen zu erstellen.
• Miro: Miro ist eine Kollaborationsplattform, die digitale Whiteboards, Diagramme und Mindmaps ermöglicht. Sie eignet sich hervorragend für kreative Zusammenarbeit und Ideenentwicklung.
• Remo: Remo ist eine Plattform für virtuelle Veranstaltungen und Konferenzen, die eine interaktive Umgebung bietet, in der Teilnehmer sich in virtuellen Räumen bewegen und miteinander interagieren können.

Die Auswahl der richtigen Plattform hängt von den spezifischen Anforderungen und Bedürfnissen der virtuellen Gemeinschaft ab. Es ist wichtig, eine Plattform zu wählen, die leicht zugänglich ist und die Funktionen bietet, die für die Zusammenarbeit und Kommunikation im eigenen Kontext am besten geeignet sind.

Die Zukunft des Büros ist trotzdem nicht rein virtuell

Während zahlreiche Menschen die Vorteile zu schätzen wissen, die ihnen das Homeoffice bietet, legen andere großen Wert auf den physischen Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen. Die meisten Unternehmen finden daher eine Mischform aus der Remote-Arbeit von zu Hause und der zeitweisen Zusammenkunft im klassischen Büro.
Gemeinsame Events und Teambuilding-Maßnahmen tragen ebenfalls zum Gemeinschaftsgefühl bei. Übrigens: Zahlreiche Menschen schultern tagtäglich ihren Laptop und machen sich auf den Weg in ein örtliches Co-Working-Space, um nicht alleine arbeiten zu müssen. Die Gemeinschaft mit anderen ist und bleibt eben ein menschliches Bedürfnis.